行政管理制度-中北大学工程训练中心

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行政管理制度
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行政管理制度
发布时间:2018年06月07日 09:21    作者:      来源:      点击率:

(一)综合办公室

中心办公室主要进行中心行政、人事、后勤保障等方面的管理工作;进行中心文化建设、形象宣传、文件拟稿、文档管理、人事档案管理等工作。

直接上级:中心主任

岗位设置:办公室主任、物质管理、信息文秘。

主要职责:

1. 行政管理、人事管理、教务管理、物资管理、后勤保障等管理工作。

2. 文件收发、登记、传阅、批复和抄告。

3. 来宾的接待及中心领导的服务保障工作。

4. 组织起草或审核以中心、中心办公室名义发布的公文以及中心形象宣传、文化建设。

5. 中心各类工作的督办、各部门之间的沟通与协调及所属区域的管理工作。

6. 中心固定资产的管理,办公设备的配备,办公用品的采购、配发及登记工作。

7. 中心办公室、会议室、文印室等管理工作。

8. 中心各类会议、行政活动的组织及保障工作。

9. 中心员工的考勤与管理工作。

10.中心员工的选聘、录用、转正、调配、任免、奖惩等事项的办理。

11.中心员工培训计划的拟定、实施及员工绩效考核的组织、实施工作。

12.中心的治安、消防、环境卫生等管理工作。

13.与协作单位的联系接洽工作。

14.中心领导交办的其他工作。

(二)行政办公纪律管理规定

1. 凡本中心员工上班需坚守行政管理制度工作岗位,不要串岗。

2. 上班时间不要看报纸、上网聊天、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。

3. 办公桌上应保持整洁,并注意办公室的安静。

4. 不要因私事长期占用电话。

5. 不要迟到早退。

6. 请假须经部门主管书面批准,到办公室备案。如假条未在办公室备案,以旷工论处,扣减工资。

7. 平时加班必须经中心有关负责人批准,事后备案不发加班费。

8. 在月末统计考勤时,办公室对任何空白考勤不予补签。

9. 不准在实训场所吸烟,如有需要请自动离开,否则将被罚款。

10.请病假如无假条,一律认同为事假。

11.请假条应于事前交办公室,否则将视为旷工。

12.因故临时外出,必须告知中心办公室主管,本部门全体外出,必须给相关负责人打招呼。

(三)考勤管理制度

中心办公室人员必须严格执行考勤纪律,对上班经常迟到、早退、旷工者应认真作好考勤登记,对出勤不出力、纪律涣散等现象,应进行批评教育并令其改正。

1. 凡中心办公室职员都必须严格执行中心的考勤行政管理制度。

2. 中心办公室人员由办公室负责人负责考勤,对所有考勤情况按月汇总。

3. 有以下情况之一者视为旷工:

①未办理请假手续擅自离开工作岗位达三小时以上者;

②要求请假,未经批准而擅自离开工作岗位者;

③准假期满(包括事、病、探亲、产育、婚、丧假等),未经续假或申请续假未经批准而又无正当理由,未按时到岗者;

④请假理由经查明是编造假情况者;

⑤经教育仍不服从分配调动,拒不到新岗位工作者或无故拖延超过报到日期者(包括中心内部调整)。

4. 期间档案工资按学校有关规定执行。

5. 对严格执行考勤行政管理制度以及自觉出满勤、办事效率高的个人,结合年度考核给予表扬;对经常迟到早退、办公时间干私事或擅离职守的应及时给予批评教育;对教育不改者,应将其缺勤累计时间做旷工处理。

(四)办公物品管理规定

1.中心办公室负责中心办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放。

2. 各部门将所需办公用品提前半个月报至办公室、由办公室列表报主管领导批准,统一购买。

3. 各部门需设立耐用办公用品档案,由办公室定期检查使用情况,如非正常损坏或丢失由当事人赔偿。

4. 办公室负责收回中心调离人员移交的办公用品和物品。

5. 各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品,并指定专人管理办公用品。

(五)印信使用和管理办法

一、印章的保管、交接和停用

(一)中心各类印章必须有专人保管。

1、中心的正式印章、专用印章、钢印、手章应统一归口到办公室,由制定人管; 

2、印章保管须有记录,注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

(二)印章保管必须安全可靠,须加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章要放在办公室,不准委托他人代管。

(三)印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合安保部门查处。

(四)印章移交须办理手续,签署移交手续证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

二、印章的使用

(一)使用范围。

1、凡属以中心名义对外发文、开具介绍信、报送报表签订协议等一律加盖中心印章;

2、凡属中心内部行文、通知,使用中心印章;

3、凡属部门业务范围内加盖部门印章;

(二)使用印章,一律实行审批制度。凡经领导批准方可盖印,并由其负责。凡不符合用印需要的,均应拒绝盖印。用印人填写用印登记簿,领导在该表上签批。

(三)使用印章,一律实行登记制度,注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

1、使用印章时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查,发现问题及时请示领导,妥善解决。

2、严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印,印章保管人长期外出时须将印章妥善移交,以免贻误工作。

三、介绍信管理

1、介绍信种类:存根介绍; 信笺介绍;证明信(材料)。

2、介绍信一般由办公室负责保存。

3、介绍信开具要严格履行审批手续。一般事宜由部门主管签字后办公室审批,重要事宜需由中心领导审批,方可开具。

4、严禁开出空白介绍信。

四、附则

1、未按本办法要求使用印信、保管印信,造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻重,对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。

2、本办法由办公室解释、补充,由中心主管颁布生效。

(六)中心文档资料管理规定

目 的:为加强工程中心各类档案管理的规范性,特制定本办法。

适用范围:工程中心的全部文书档案、人事档案、教学档案、工程档案。

管理权限:各相关部门

第一条:档案的立卷归档:

1.非教学档案的立卷:

(1)立卷范围:中心业务活动中的收文及批办过程中的批办材料;以中心名义发出的文件(定稿、存本、附件);各种会议文件及会议记录;中心内部管理类文件(日常工作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等);中心内部形成的除教学方面之外的其它请示、报告、批复;在工作过程中形成的照片、录音带、录像带、计算机软盘及光盘、工具类书籍;中心领导或部门领导外出参观学习等活动带回的文字、声像、科技资料。

(2)原则上文档原件应交办公室档案室存档,如特殊情况下有关部门须保留档案原件时,办公室档案室应保存复印件,并在复印件上注明原件存放处。

2.教学档案的立卷:

(1)立卷范围:与教学相关的具有现实和长远保存价值的各类教学文件资料(教学计划、教学大纲、教材及参考资料、学生成绩、各类教学检查、与教学相关的各种声音影像资料等)。

(2)相关教学部门派专人负责教学档案的整理、立卷、归档工作,归档文件资料必须完整、准确,经过教研部系统整理、编目后由教学负责人审查后交办公室归档。

(3)每学期教学结束后,由相关教学部门负责人将相应的教学资料汇总到综合管理部,由主管主任审核验收后办公室存档。

第二条 档案的保管:

1. 凡中心在各类教学、经营活动中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各相应部门进行收集、整理、立卷并可备份,原件统一交到中心办公室归档(注明备份件存放处),其它部门和个人不得擅自留存。

2. 凡属立卷归档的文件资料,必须为原件,书写格式必须符合要求,书写工具须为钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。

3. 档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。

4. 应定期对本中心全部档案的保管及借阅登记状况进行核查,如发现问题,应及时向上级主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。

5. 对破损和变质的档案及时进行复制和修补。

第三条 档案的借阅:

6. 借阅档案时需填写《借阅登记表》;并不得将档案带离所在办公室。

7. 经领导批准后档案被借出时,档案管理人员应在该档案的位置上,放一张代替卡,卡上应标明档案卷号、借阅时间、借阅单位、借阅人姓名,以便按时催还,防止档案丢失。

8. 秘密档案的借阅应由行政办公室主任在借阅登记表中签字认可;机密档案由档案管理有权部门主管主任签字认可;。

9. 保密性档案原则上不得摘抄或复印,如确实需要时,应由档案管理有权部门最高负责人在借阅登记表中签字认可。

10.借阅档案的部门和个人,必须妥善保管档案资料,不得将其拆散,或进行涂改、勾划、折叠、抽页等损坏性行为,也不得转借他人使用。

11.借阅人归还档案时必须经档案管理人认真检查后方可进行销号。

第四条 档案的销毁:

档案销毁由办公室报请中心主任批准后执行,并须由公司指派专人进行监督。

(七)工程训练中心库房管理制度

为了做好各种物资管理工作,防止学校、中心财产受到不应有的损失,保证教学工作的顺利进行,特做如下规定:

1. 根据教学实际需要和市场供应情况及时提出库存物资补充计划。做到不断档,不超储,合理降低库存,提高资金利用率。

2. 库存物资应妥善保管,分类设架存放,摆放整齐有规律,严防丢失损坏;要加强物资的保养和维护。注意库房的安全防火和通风,做好防潮、防锈、防鼠等工作。

3. 库房管理员对库存物资要做到日常发料随时点,重点物资月末点,年末全面点。做到帐、物相符。如发生盘亏、盘盈等情况,须查明原因,请示领导及时处理。

4. 要严格执行入库物资的验收管理制度。凡入库物资,必须持验收单,对数量、质量、价格、逐项验收,发现数量不符,质量不合格及价格有问题等情况,仓库管理人员有权拒绝验收。随物资带来的技术资料要妥善保管。

5. 库房各类物资明细帐,要及时记载,记帐要严肃认真,做到帐帐相符,帐物相符。

6. 库房内物资,一般不得外借。如遇特殊情况须经领导批准,并要求借用人及时办理有关手续,并按期归还。

7. 严格执行库房补充物资计划,按月报送统计报表。注意积累统计资料,进行经济分析工作,掌握仓库管理工作规律。

8. 库房管理人员,上、下班前要认真检查水、电、门窗是否关好,发现问题应及时采取措施,做好安全防范工作。库房内严禁吸烟和使用明火,无关人员不得进入库房,库房钥匙不得转交他人,要妥善保管。

9. 库房内不得存放私人物品,要经常除尘清扫,保持室内卫生。

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